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    探索与发现:Exact合同管理

    文章来源:未知;时间:2019-04-21 13:18

      在日常生活中,我们经常同“合同”打交道,买卖合同、租赁合同、劳动合同、转让合同,等等,合同成为了日常、经济生活中不可或缺的重要活动之一。“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权力义务关系意思表示一致的协议。”——《中华人民共和国合同法》第 2 条。

      面对如此众多,形式多样的合同,便产生了“合同管理”的需求,在企业中,合同管理通常是指“合同全生命周期管理”,从合同的申请、起草、审核、签订、履行、监督,直到合同闭结归档。

      传统意义上的合同管理,是将纸质的合同按既定的编号规则逐一编号,分类整理后,装订成册,建立索引,存放在档案柜中。且不说当需要查询一份年代较早的合同,需要花费很大的力气在一大堆的合同中翻找,费时费力。就是起草一份新的合同,都需要一切从零开始执笔,反复斟酌,层层审批,同合同交易方多次往来确认,才能最终签订,履行。期间工作效率是极其低下的。为了提高工作效率,减小合同审核的劳动强度,便出现了针对特定交易事项的“格式合同”,在格式合同中,大量的条款被固定下来,只有需要变更的内容被留空,等待合同起草时按甲乙双方的约定填写。格式合同虽然能够提高合同起草的效率,但在谈判阶段就固定条款内容的解读分歧,还是会引发大量的合同纠纷。

      当计算机的应用得到了全面的普及,合同管理也与时俱进地进入了信息化时代,各类文字处理软件,合同管理系统应运而生,大大提高了合同管理的效率。然而,多数的此类软件系统在设计阶段就存在了先天不足,仅仅能满足合同管理整个生命周期中的某一个方面,或某一阶段的需求。

      在国内为上千家客户提供各类服务的英佩公司的高总面对整个公司杂乱无章的各类合同管理系统很是无奈地谈到:“我需要助理帮我寻找一份12年同某客户签订的合同,她花了整整1天在公司的所有系统和电脑中寻找,期间还请 IT 部门协助,最终只给了我一份报告说,由于业务员的流动,在交接阶段未将其电脑中的文档完全移交,那份合同找不到了!”

      一份份的合同纪录了公司成长的历程,是公司最宝贵的原始积累,寻找一个“强壮”的合同管理系统,是摆在英佩公司管理层面前的首要任务。易科软件(Exact Software)的协同工作平台 Exact Synergy Enterprise 有幸成为了英佩公司在合同管理上的不二选择。

      Exact Synergy Enterprise 的核心管理对象有三个:员工、客户和财务,并通过项目、工作流和文档实现全公司业务的协同。

      在易科软件针对英佩公司合同管理的解决方案中,充分利用了 ESE 的核心功能,首先是构建客户信息档案,关联客户经理;其次,按照业务类型,客户区域,在 ESE 系统中定义了各种合同的基本模版,以及预定义条款池,方便业务员快速完成合同文本;最后,在系统中定义完善的合同审批流程,以此作为整个合同管理的业务主线。

      

      客户经理选择合适的合同模板,利用条款池调整合同中的部分条款;创建好的合同文档(电子格式)将按照既定的审批流程传达至下一个环节,经同客户之间多次往复的确认,最终完成合同的签订。期间的每一次合同版本的变更将全部纪录在 ESE 系统中。

      每个签订好的合同均将在 ESE 系统中创建一个独立的“项目”,也可以作为已有项目的“子项目”,用于跟踪合同的完整执行进程,这些项目最终是和“客户”相关联的。依据合同中所确定的付款条件设置项目节点用以触发财务的开票流程。发票、收款,及项目验收(合同执行结果)均将纪录在“项目(合同)”之下。

      由此可见,在 ESE 系统中,合同以文档的形式关联在“客户”名下,而客户是同“客户经理”相关联,其他所有同合同执行相关的资料、文档、信息,均同“合同项目”关联。这样的设计,可 以让用户从各个不同的维度对合同的全生命周期进行充分的管理和分析,最终通过分析报表和 KPI 指标展示公司运营状况。

      “自从实施部署了 Exact Synergy Enterprise 协同工作平台后,整个英佩公司的业务水平得到了大幅提升。而且我自己就能快速找到我所需要的合同。”—— 英佩公司 高峰

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